Privacyreglement

Artikel 1. Algemene en begripsbepalingen

1. Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Privacywet, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die vanaf 25 mei 2018 geldend is, kent.

1.2.   Persoonsgegevens

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

1.3.   Verwerking van persoonsgegevens

Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

1.4.   Verantwoordelijke

De rechtspersoon die alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

1.5.   Bewerker

Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

1.6.   Gebruiker van persoonsgegevens

Degene die als medewerker of anderszins geautoriseerd is persoonsgegevens te verwerken.

1.7.   Betrokkene

Degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

1.8.   Opdrachtgever

Een natuurlijke of rechtspersoon die aan Briefopbestelling een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.

1.9.   Toegang tot de persoonsgegevens

De medewerkers die direct betrokken zijn bij het profiel zijn geautoriseerd de persoonsgegevens te verwerken. Deze medewerkers hebben ten aanzien van alle gegevens van het profiel een beroepsgeheim.

1.10. Derden

Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken.

1.11.          Toestemming van de betrokkene Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. 

Artikel 2              Reikwijdte

2.1.   Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Briefopbestelling

Artikel 3              Doel van de verwerking van persoonsgegevens

3.1.   Briefopbestelling verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doelen:

• Het opstellen van een op maat geschreven profiel en/of CV voor cliënten die daartoe een bestelling plaatsen.

In het bijzonder:

• De administratieve afhandeling rond een bestelling, waaronder ook rapportage en verantwoording aan een eventuele opdrachtgever. De opdrachtgever heeft 24 uur per dag inzage in allerlei informatie rondom bestellingen die via de opdrachtgever geplaatst zijn.

• Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen (denk hierbij aan fiscaal en sociaal verzekeringsrechtelijke wetgeving.

3.2    Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Artikel 4              Verwerken van persoonsgegevens

4.1.   De verantwoordelijke is aanspreekbaar voor het goed functioneren van de verwerking van

de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen van dit reglement. Zijn handelen met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt bepaald door dit reglement.

4.2.   De verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Hij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegeven tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

4.3.   Persoonsgegevens worden verwerkt indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is.

Artikel 5              Toegang tot de persoonsgegevens

5.1.   Alleen die medewerkers hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.

5.2.   Een ieder die toegang heeft tot de persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang heeft kennisgenomen.

5.3.   Derden die door Briefopbestelling zijn ingehuurd om werkzaamheden te verrichten, hebben toegang tot de verwerkingen van persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en worden via een contractuele overeenkomst gehouden aan de geheimhoudingsplicht.

Artikel 6              Beveiliging van de persoonsgegevens

6.1.   Er wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens. Hiertoe worden de gegevens beveiligd.

6.2.   De verantwoordelijke stelt beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens op.

Artikel 7              Verstrekking van persoonsgegevens

7.1.   Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden de toestemming nodig van betrokkene.

7.2.   Een opdrachtgever kan in het kader van een wettelijke verplichting, verplicht zijn gegevens van betrokkene aan derden te verstrekken. Voor deze verstrekking is geen toestemming van de betrokkene nodig.

Artikel 8              Bewaartermijnen

8.1    Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

8.2    Tenzij anders bepaald eindigt de bewaartermijn 31 dagen na het laatste contact met betrokkene. Na beëindiging van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst worden alle tot de natuurlijke persoon terug te herleiden gegevens verwijderd.